آشنایی با نرم افزار هتلداری تحت وب پارس رزرو

اتوماسیون اداری، بدون کاغذ(paper less) ، مدیریت تحت وب، فناوری اطلاعات... اینها مفاهیمی هستند که در سال های اخیر با رشد فناوری بسیار شنیده اید وامروزه مدیران رده های بالایی سازمان تلاش می کنند این مفاهیم را در بخش های مختلف سازمان خود (با توجه به نیازهای آن بخش) پیاده سازی کنند. مزیت های پیاده سازی اینگونه مفاهیم در سازمان بر کسی پوشیده نیست ، مزیت هایی همچون :
از بین بردن خطاهای انسانی، تسریع در انجام فرآیندها، مدیریت و کنترل آسان، بالارفتن بهره وری، از بین رفتن بعد زمان و مکان ، پایین آوردن هزینه ها ، اتخاذ تصمیمات مناسب با توجه به گزارشات مختلف و...

نرم افزار "هتل سیستم" محصول شرکت نسل داده پردازی ایلیا برای پیاده سازی مفاهیم بالا در زمینه ی هتلداری می باشد.

هتل سیستم چیست ؟

هتل سیستم، سیستم یکپارچه رزرواسیون تحت وب می باشد. در این سیستم کلیه امور مربوط به رزرو ، تحت بستر وب ، به صورت آنلاین و بدون نیاز به نیروی انسانی و حضور مکانی ،انجام می شود.
جستجو اتاق، بررسی پر یا خالی بودن هتل، ارائه پیشنهاد تاریخ ، انجام رزرو ، ثبت پرداخت ها ، وارد کردن مشخصات مسافران، امکان ویرایش رزرو ، دریافت فرم ورود به هتل ، ورود به هتل و خروج از هتل و... برخی از خدمات هتل سیستم می باشند.
از خصوصیات هتل سیستم می توان به موارد زیر اشاره کرد:
بومی بودن کدهای نوشته شده (عدم استفاده از کدهای منبع باز که موجب پایین آمدن خدمات پشتیبانی و امنیت می گردد) .
استفاده از معماری چند لایه برای کارایی و سرعت بیشتر .
حل مشکل دسترسی همزمان که در سیستم های رزرواسون آنلاین وجود دارد .
محیط کاربر پسند .
به طور کل هدف ما بوجود آوردن بستری است که هتل ها در عرصه اینترنت و تجارت الکترونیک، بی نیاز از هر سیستم دیگری بتوانند به مدیــریت مجموعـه خود در هر مکــان و  زمـانی   بپردازند .

کاربری های هتل سیستم :

ارگان ها و سازمان ها

درنسخه ارگانی هتل سیستم  پس تعریف هتل ، کارمندان و قوانین رزرو مربوط به مجموعه خود، این قابلیت برای مجموعه اقامتی شما ایجاد خواهد شد که عملیات رزرو هتل توسط خود کارمندان(و یا مسئولان رفاهی) و بدون نیاز به تماس و هماهنگی های تلفنی بر اساس قوانین تعریف شده شما انجام پذیرد.

هتـــلداران

صاحبان هتل ها و اماکن اقامتی می توانند با استفاده از  هتل سیستم، امکان رزرو را برای میهمانان خود از طریق اینترنت فراهم نمایند.

صاحبان شرکت ها و مؤسسات رزرواسیون

این شرکت ها نیز میتوانند عملیات رزرو را برای تعداد نامحدودی از هتل ها و یا اتاق های مختلف برای مراجعان خود به ارمغان آورند.

برخی مزایای هتل سیستم :

• حذف هماهنگی های تلفنی و کاغذی
• انجام تمامی امور تحت بستر وب
• مدیریت و نظارت دقیق ، لحظه ای و یکپارچه
• مدیریت دقیق و لحظه ای تراکنش های مالی
• امکان ایجاد قوانین مختلف رزرو
• قابلیت تغییر ظرفیت هتل در بازه های زمانی متفاوت
• قابلیت تغییر قیمت اتاق ها در بازه های زمانی متفاوت
• اتخاذ تصمیمات لازم با استفاده از گزارشات مختلف هتل سیستم
• استفاده حداکثری از ظرفیت هتل با استفاده از سیستم هوشمند رزرو
• لیست سیاه
• لیست انتظار
• ویرایش رزرو
• تعیین سطوح دسترسی مدیران
• امنیت بالا
  
• امکان ایجاد کاربر به تعداد نامحدود برای انجام رزرو(مسئولین رفاه یا کارمندان مربوطه) و امکان گروه بندی یک
• سطحی این کاربران بطور نامحدود(استان ها، رده های مختلف کارمندی).
• امکان تعریف درصد های مختلف برای مهمانان(درجه اول، درجه دوم و...) به همراه قیمت به طور نامحدود.
• امکان تعریف نوع اتاق و تعداد اتاق به طور نامحدود.
• امکان مشاهده وضعیت پر یا خالی بودن اتاق ها براساس شماره اتاق.(وضعیت رزرو اتاق ها)
• امکان مشاهده رویدادهای ثبت شده در سیستم.(مشاهده رویداد ها)
• امکان تعیین حداکثر روز اقامت و همچنین تعیین بازه ای برای بستن یا باز کردن رزرو.(تنظیمات)
• امکان درج پیام برای نمایش به کاربران.(تنظیمات)
• امکان درج فایل pdf برای قوانین رزرو و فایل برای نمایش به کاربران.(تنظیمات)
• امکان درج پیام بصورت اختصاصی برای هر کاربر(تنظیمات)
• امکان مشاهده و بررسی فیش های واریز شده توسط کاربران.(فیش های بانکی). امکان جستجو میان فیش های
• بانکی ثبت شده.
• امکان ثبت فیش برگشتی و دریافت نقدی (فیش های ثبت شده)
• مشاهده وضعیت پر یا خالی بودن اتاق های هتل به تفکیک نوع اتاق های تعریف شده در بازه انتخابی.(وضعیت اتاق ها)
• امکان مشاهده تعداد مجموع اتاق های خالی در یک بازه مشخص(وضعیت اتاق ها)
• امکان تعریف کارمندان برای انجام رزرو به همراه امکان جستجو(مدیریت کارمندان)
• امکان لیست انتظار(لیست انتظار)
• امکان مدیریت دینامیک ظرفیت هتل در بازه زمانی مشخص به طور نامحدود. (ظرفیت هتل)
• امکان تعریف مدیر سایت با امکان تعیین سطوح دسترسی .(تعیین سطح دسترسی)
• امکان لیست سیاه(لیست سیاه)
• امکان جستجو پیشرفته میان رزروهای انجام شده(جستجو)
• امکان ثبت مشخصات دقیق مهمانان (جستجو)
• امکان ثبت فیش های پرداختی(جستجو)
• امکان دریافت معرفی نامه ورود به هتل(جستجو)
• ویرایش رزرو شامل: افزودن مهمان، کم کردن مهمان، تاریخ رزرو، کنسل کردن رزرو(جستجو)
• امکان پذیرش مهمان(تخصیص شماره اتاق، ساعت ورد، توضیحات، شماره پلاک) (جستجو)
• امکان ترخیص مهمان(جستجو)
• امکان علامت گذاری رزرو ها به صورت بررسی شده و بررسی نشده به منظور کنترل دقیق تر. (جستجو)
• امکان علامت گذاری فیش های پرداختی به صورت بررسی شده و بررسی نشده به منظور کنترل دقیق و آسان.(فیش های پرداختی)
• امکان ثبت رزرو با توجه به تنظیمات و قوانین تعیین شده توسط کارفرما.
• امکان مشاهده سابقه ی رزرو کارمندان.
• امکان پرداخت اینترنتی(پرداخت اینترنتی)
• امکان تعداد شب اقامت متفاوت مهمانان یک رزرو. (اقامت)
• امکان رزرو گسسته. (رزرو گسسته)
• امکان صدور فیش جریمه بر اساس قوانین تعریف شده برای رزروهای کنسل شده.
• قابلیت مدیریت همزمان چند هتل بطور همزمان.
• قابلیت ارسال پیام کوتاه به کارمند (هنگام انجام رزرو موقت –  تغییر وضعیت رزرو از موقت به قطعی – حذف رزرو
• موقت به علت عدم پرداخت وجه)
• قابلیت ارسال پیام کوتاه به صورت اختصاصی به یک کارمند
• قابلیت ارسال لیست اماکن
• قابلیت مدیریت پارکینگ
• تهیه گزارشات کاربردی (مهمانان ورودی – مهمانان خروجی – گزارش رستوران)

رک پیشرفته

الف : رک نمایش وضعیت کلیه اتاق ها در بازه زمانی مشخص.
ب : رک نمایش وضعیت پر یا خالی بودن اتاق های هتل بر اساس نوع اتاق در بازه زمانی مشخص.
ج : رک نمایش وضعیت روز خانه داری و پذیرش

قابلیت وارد کردن اطلاعات کارمندان از فایل Access به طور خودکار (مناسب برای سازمان های بزرگ)
قابلیت تعریف و فروش کالا و خدمات به مهمانان
قابلیت ارتباط به سیستم تلفن هتل به منظور محاسبه ی هزینه ی تلفن مهمان

تعریف کدینگ حساب ها:

امکان درج و حذف کدینگ حساب به صورت ساختار درختی و قابلیت تعریف سطوح حسابداری در n سطح
تعریف حساب برای هریک از کارمندان/ مهمانان  و مسئولین رفاهی/ آژانس ها
تعریف خودکار حساب برای کارمندان/ مهمانان  و مسئولین رفاهی/ آژانس ها پس تعریف هر یک از این موجودیت ها
طراحی صفحه تنظیم کدینگ حساب ها جهت سند زنی های اتومات برای سرفصل حساب ها-طراحی این صفحه به منظور دادن کد های حسابیست که سیستم از این کدها جهت سند زنی اتومات استفاده می کند می باشد.

اسناد حسابداری:

در این بخش سند زدن به دو صورت اتومات و دستی انجام می پذیرد ، در هر یک از اسناد امکان ثبت ، ویرایش و حذف هر ردیف وجود دارد.
در سند زنی اتومات که در پشت زمینه سیستم انجام می گیرد در هریک از مراحل رزرو ، پرداخت ، افزودن کالاوخدمات و کسورات فاکتور ، سیستم با توجه به تنظیمات  ، کار سند زنی را انجام می دهد تا بار مالی و حسابداری هتل تاحدامکان بر روی سامانه قرار گرفته و کاربران هتل از انجام این مهم بی نیاز گردند.
همچنین جهت سهولت دسترسی به سند هر رزرو و مشاهده عملکرد مالی کارمند، لینک این صفحات در پنل مشخصات رزرو کارمند/مهمانان قراردارد.

مشاهده عملکرد حساب:

از طریق این صفحه عملکرد مالی صاحب حساب قابل مشاهده می باشد که با کلیک بر روی شماره سند هر ردیف از جدول عملکرد می توان سندی را که این ردیف درآن ثبت شده است رامشاهده کرد.

پرداخت به حساب سازمان:

از طریق این صفحه پذیرش هتل می توانند پس از هر دوره زمانی مبالغ دریافتی را از صندوق  و یا هر حساب هتل (که در سیستم تعریف کرده اند) را به هریک از حساب های سازمان/هتل واریز نمایند.

ثبت فیش های دریافتی و پرداختی:

این صفحات که لینک آنها در جعبه ابزاری که هنگام مشاهده نتایج جستجو دیده می شود قراردارد با توجه به پیاده سازی سیستم حسابداری بروز رسانی گردیده است که با توجه به ورود مسئول استان و یا مدیریت مرکزی(هتل) اطلاعات دریافت کننده و پرداخت کننده نمایش داده شده به کاربر تغییر می کند. اطلاعات نمایش دریافت ها و پرداخت ها کامل تر گردید و هم دریافت کننده و هم پرداخت کننده در آن مشخص می باشد. همچنین بخش پرداختی ها(ی هتل) اضافه گردیده است که از این طریق می توان از صندوق و یا هر حساب دیگر هتل وجهی را به کارمند به صورت نقدی و یا فیش بانکی پرداخت نمود.

گزارشات مالی:

در بخش گزارشات مالی از قسمت گزارشات پذیرش نیز با توجه به پیاده سازی ماژول حسابداری ، گزارش ها بروزرسانی شده اند و دریافت کننده و پرداخت کننده نمایش داده میشوند.

ثبت رویدادها:

رویدادهای مهم انجام شده در بخش های اضافه شده سایت (حسابداری) جهت کنترل و نظارت بیشتر بر کار سیستم و عیب یابی بهتر مشکلات بروز کرده بصورت خودکار توسط سیستم ثبت می گردند.

ویژگی های نرم افزار هتلداری پارس رزرو